Între cafenea și showroom pentru angajați și clienți, cum se transformă acum biroul post-pandemic

Primul birou Google era un garaj îngrămădit, închiriat în 1998 de fondatorii Larry Page și Sergey Brin, pentru a-și pune pe picioare compania. În 2003, la cinci ani de la înființare, Google își inaugura un sediu în California pe măsura ambițiilor de business ale companiei. Supranumit „Googleplex”, sediul seamănă, din multe privințe, cu un campus de universitate prestigioasă din Occident. Cu birouri mari, colorate și aerisite, de tip „open space”, locuri de joacă și de relaxare și o atmosferă degajată, Googleplex a fost o revoluție pentru cultura de corporație. Sediul a schimbat standardele cu care oamenii erau obișnuiți până atunci. Cu timpul, s-au adăugat tot felul de alte facilități, care, la rândul lor, au ridicat ștacheta pentru orice concurent Google de pe piață, dar și pentru angajatori ambițioși din alte industrii. Printre aceste noi facilități se numără asigurarea meselor de către companie la birou și transportul la și de la serviciu, cu autobuze puse la dispoziție de Google.

Acum, la 20 de ani de la lansarea spațiului de birouri care avea să aducă viitorul în cotidian, lumea e mai greu de găsit la birou. Pandemia a accelerat puternic diverse tendințe care se conturau deja pe piața muncii. În unele cazuri, a schimbat în mod ireversibil obiceiuri de muncă. Lucratul de acasă a rămas alegerea multora chiar și după ridicarea restricțiilor de Covid, iar formatul hibrid (o combinație de lucrat de la birou și de acasă) pare că a prins rădăcini care nu vor mai putea fi smulse.

Chiar și în România, care nu ține pasul cu ritmul extern al lucratului de la distanță, se văd schimbări importante pe piața muncii când vine vorba de cum și de unde lucrăm: în timp ce 46,1% dintre angajați spun că lucrează exclusiv de la birou, 18,4% lucrează integral de acasă, 32,5% au un program hibrid, iar 3% vin la birou doar pentru întâlniri și ședințe, arată un sondaj realizat de eJobs România. Există și cercetări externe care compară nivelul de telemuncă din România cu cel din alte țări și care spun că suntem la coada Europei ca adopție a lucratului de acasă.

În această nouă realitate a muncii, în care productivitatea poate să existe la fel de bine și de acasă, nu doar de la birou, sub atenta supraveghere a șefului, iar flexibilitatea e o prioritate pentru angajați, este biroului tradițional un concept depășit pentru noua eră a muncii în care ne aflăm?

În mod ideal, biroul ar trebui să fie o ancoră socială pentru angajați

Deși au trecut trei ani de la începutul pandemiei, timp în care ne-am obișnuit cu un nou mers al lucrurilor, atât profesional, cât și personal, multe companii au introdus „cote” sau termene de reîntoarcere la birou. Au forțat, astfel, oamenii să revină la modelul pre-pandemic și să lucreze exclusiv de la birou, arătând încă o dată că, pentru unii manageri, conceptul de muncă e legat, la propriu, de biroul companiei.

Conceptul biroului modern, cel pe care îl știm cu toții, datează din secolul 20. El a fost creat pentru a impune un model rigid și bine structurat de lucru, în care oamenii stăteau, rând după rând, fiecare cu un birou minuscul, pus într-un „open space”. Acest spațiu deschis avea și el rolul de a-i face pe angajații din muncile de birou ușor de monitorizat de către șefi.

Acest design de birou, creat de inginerul Frank Taylor, era menit să maximizeze eficiența și productivitatea, dar nimic mai mult. Elementele sociale și umane ale vieții de birou s-au pierdut pe drum. Or, pandemia a forțat o discuție tocmai în jurul acestor nevoi, care au devenit mai vizibile odată cu munca remote.

Interacțiunile frecvente între colegi duc la un nivel mai mare de implicare, sprijin și cooperare în echipe, arată numeroase studii. Cu siguranță, tehnologia poate fi folosită pentru a facilita acest tip de relații, dar biroul ușurează cu mult procesul de coagulare a echipei. Poate acest lucru explică de ce chiar și companiile care pretind că sunt 100% remote decid în continuare să păstreze un spațiu de birou.

În septembrie 2020, Jamie Dimon, CEO-ul JPMorgan Chase, declara că, după șase luni de lucrat de acasă, angajații la început de drum pierd din beneficiile informale și intangibile asociate cu prezența la birou. Ei nu mai beneficiau de acel tip de învățare spontană și de creativitatea care provenea din contactul fizic cu colegii.

Biroul, locul în care te duci – uneori – pentru ce nu ai acasă

Odată cu pandemia (și cerințele angajaților în acest sens), evoluțiile de pe piața muncii au dus la diverse reconceptualizări ale biroului. În căutarea unei retenții tot mai mari a angajaților, pe o piață din ce în ce mai competitivă, evoluția modelelor de lucru a forțat companiile să se uite la calitatea experienței angajaților la birou, în loc să găsească modalități de a băga cât mai mulți oameni într-un singur spațiu. Așa se face că, încet-încet, biroul se transformă dintr-un spațiu exclusiv de lucru într-un mediu de socializare, ușor mai prietenos și informal, în care oamenii să poată interacționa și comunica.

Pe anumite piețe din Occident, se pune deja problema dacă muncitul de la birou n-ar trebui eliminat în totalitate, iar spațiul de birou să îi ofere angajatului strict lucrurile de care nu are parte la el acasă, arată o analiză Wall Street Journal.

În Statele Unite, peste 60% dintre companii își regândesc acum spațiile de birouri pentru a se mula pe modelul de lucru hibrid. Multe dintre ele elimină birourile private și dedică mai mult spațiu zonelor de relaxare și de stat, similare atmosferei de cafenea, arată Axios.

În România, Mîndroiu spune că are mulți clienți care vin cu astfel de sugestii pentru spațiile lor de birouri.

El folosește tot Google drept exemplu, pentru a arăta cum compania a încurajat comunicarea și componenta de „soft skills” a angajaților, folosindu-se de o regândire a rolului pe care îl are spațiul fizic de birou. „Ideea din spatele acestui birou era să încurajeze discuțiile spontane, informale, astfel ca oameni care n-ar fi comunicat în mod normal, pentru că erau în departamente diferite, erau departe unul de celălalt, sau pur și simplu munca lor nu se suprapunea deloc, să dea unul peste celălalt și să interacționeze pe niște subiecte pe care n-ar fi făcut-o altfel. Prin astfel de momente neplanificate și spontane se nasc idei și colaborări”, explică Mîndroiu.

Accentul pe care companiile au început să-l acorde acestor „soft skills” despre care vorbește Sebastian Mîndroiu, cum ar fi comunicarea, empatia, management-ul și leadership-ul, e în creștere de la an la an. Numărul companiilor care au început să se preocupe de nevoia ca angajații să-și dezvolte astfel de aptitudini interpersonale s-a dublat în 2020, conform unui studiu McKinsey. Asemenea deprinderi au ajuns chiar la mai mare căutare decât „hard skills”, spune o analiză Forbes.

Astfel, o reconfigurare a biroului care să încurajeze dezvoltarea acestor aptitudini nu mai pare doar un moft al unor angajați sau angajatori mai excentrici, ci devine o necesitate pentru a rămâne relevant pe o piață a muncii tot mai dinamică și complexă.

Cum arată biroul care bifează cerințele muncii de azi

Fie că e vorba de tranziția de la „dedicated desks” (un birou atribuit unui singur angajat) la „hotdesking” (birouri pe care le rezervi înainte de a veni la birou, pe model de primul venit, primul servit; acest concept scade, implicit, numărul de birouri dintr-un spațiu, iar firmele pot maximiza restul spațiului pentru a crea zone cu alte scopuri, cum ar fi recreațional, sau de socializare), companiile își reconfigurează deja spațiile de birouri, chiar și în România.

Birourile nu doar că au început să devină showroom-uri pentru companii, atât în relație cu angajații, cât și cu clienții, dar ele își schimbă rolul utilitar într-unul de marketing, cu focus pe estetic și pe experiențe oferite. „Până în prezent, dintre companiile care au apelat la servicii de design interior, doar 17% activează în domeniul serviciilor, însă observăm că 33% dintre companiile care au intenția de a apela la design interior în viitor sunt din industria serviciilor/office”, arată un studiu PickTwo Studio/IZI Data, care s-a uitat la intenția companiilor de pe piața românească de a folosi soluții de design interior pentru a-și reamenaja spațiile de birouri.

Pentru a împăca toate întrebuințările posibile, specialiștii din domeniul arhitecturii și al design-ului interior, care activează în zona clădirilor de birouri, au creat deja un tipar de lucru pentru a integra aceste nevoi într-un singur spațiu.

Însă aceste schimbări nu reflectă doar o reconfigurare în rândul reamenajării spațiilor de birou. Noile modele de lucru au revoluționat și produsele de mobilier de birou. Acum, configurațiile mobilierului de birou sunt menite să fie flexibile, modulare, multifuncționale și să se poată mula în diverse contexte și pentru multiple scopuri, arată multiple studii de piață ale producătorului de mobilier de birou, Herman Miller.

„Companiile nu știu ce vor”

Problema, când vine vorba de transformat însăși ideea de birou, nu stă în a găsi arhitectul sau stilul de design interior care le-ar plăcea cel mai mult angajaților. Dificultatea vine de la vârful companiilor.

În Statele Unite, două treimi dintre angajați simt că sunt mai productivi atunci când lucrează de acasă, iar 70% dintre companiile de dimensiuni medii (între 501 și 5.000 de angajați) au introdus deja politici de muncă flexibilă. Și tot pe piața muncii de peste Ocean, interesul de a merge la birou a scăzut cu 24%, comparativ cu 2021, arată un raport al tendințelor de muncă făcut de Owl Labs.

„Marea provocare a companiilor este să creeze un spațiu de birouri care să reflecte propria lor cultură organizațională. Înainte de a avea loc o schimbare, trebuie să te uiți la misiunea, viziunea și valorile acelei companii, cât și la planurile de viitor și tipul de angajați, astfel încât să poți dimensiona și pregăti un model pentru cum ar trebui să arate acel spațiu de birou și munca pentru această companie în viitor”, spune Sebastian Mîndroiu. Arhitectul vorbește și despre nevoia ca proiectele mai structurale, de regândire a biroului unei companii să implice nu doar un arhitect, ci și un workplace consultant” (consultant pentru spații de birouri). Alături de arhitect, un astfel de consultant ar trebui să transpună identitatea companiei într-un spațiu creat special pentru ei.